CLARA Life asbl attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnelles et au respect de votre vie privée. Cette « Privacy & Cookie Policy » (ci-après également : «Déclaration de confidentialité» ou simplement «Déclaration») règle le traitement de vos données à caractère personnel au sein de l’association à but non lucratif.
CLARA Life asbl, une association dotée de la personnalité juridique de droit belge, ayant son siège social à 1081 Koekelberg, Rue Jules Besme 130, et le numéro d’entreprise 0645.821.248 (ci-après: « Association »). Dans cette Déclaration de confidentialité, nous voulons fournir des informations claires et transparentes sur les
données que nous collectons et sur la façon dont nous les traitons. Nous faisons tout pour garantir votre confidentialité et traitons donc vos informations personnelles avec soin. CLARA respecte toujours les lois et réglementations applicables, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679).
Lisez attentivement cette Déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur le traitement de vos données et sur les cookies utilisés. En fournissant vos données à caractère personnel sur le site web, par e-mail, via des formulaires (web) ou via les formulaires officiels qui font référence à cette déclaration de confidentialité, vous déclarez avoir pris connaissance de cette Déclaration et vous l’acceptez expressément, ainsi que le traitement lui-même.
1. Par la Déclaration de confidentialité actuelle, l’Association est en conformité avec le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel.
2. Cela implique qu’en tous les cas :
2.1. Nous traitons vos données personnelles conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies, ces finalités et le type de données personnelles sont décrits dans la présente Déclaration ;
2.2. Nous limitons le traitement des données personnelles aux seules fins pour lesquelles elles sont traitées ;
2.3. Nous demandons votre consentement explicite si nous en avons besoin pour le traitement;
2.4. Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que la sécurité de vos données personnelles soit garantie ;
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Le présent document est un document juridique et a été élaboré par Ancilux Services srl.
2.5. Nous ne transmettons pas de données personnelles à d’autres parties, sauf si cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ;
2.6. Nous sommes conscients de vos droits concernant vos données personnelles, nous souhaitons vous le signaler et les respecter.
3. En tant qu’association à but non lucratif (VZW), nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles. Au sens du règlement général sur la protection des données, nous sommes désignés comme « responsable du traitement ». L’Administration a nommé un Responsable de la Protection de la Vie Privée
qui peut représenter l’Association en matière de protection des données personnelles. Si après avoir lu notre Déclaration, ou dans un sens plus général, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter,
vous pouvez le faire via les coordonnées ci-dessous:
Responsable de la Protection de la Vie Privée
CLARA Life asbl
Rue Jules Besme 130
1081 Koekelberg
privacy@clara-life.org
4. Cette Déclaration de confidentialité s’applique à tous nos membres effectifs, membres adhérents,
bénévoles, participants à des activités, personnes qui manifestent ou ont manifestent de l’intérêt pour nos activités, services ou produits, donateurs et sponsors potentiels et réels, clients et fournisseurs, actuels et anciens.
5. Les données à caractère personnel que nous traitons :
• Catégorie 1 : lors de l’inscription des membres et des bénévoles : votre nom complet, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
• Catégorie 2 : lors de l’inscription des membres adhérents : votre sexe, date de naissance et lieu de
naissance ;
• Catégorie 3 : lors de l’enregistrement des participants ou de l’inscription aux événements : votre nom
complet, votre adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail, votre sexe et votre date de
naissance ;
• Catégorie 4 : lors de la réception de dons de donateurs et de sponsors : votre nom, adresse et / ou adresse de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de TVA et numéro IBAN ;
• Catégorie 5 : quand vous vous abonnez ou lors de votre inscription à notre newsletter, notre bulletin
ou lors de votre inscription à d’autres listes de diffusion informatives ou publicitaires : votre nom
complet, votre adresse, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
• Catégorie 6 : lorsque vous signez une pétition : votre nom complet, votre adresse, votre adresse email, votre sexe et votre date de naissance ;
• Catégorie 7 : lors de la commande par les clients ou lors de la réception des factures ou des notes de
frais : votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail et votre numéro de TVA ;
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• Catégorie 8 : lors de l’inscription des membres effectifs (Assemblée Générale) : vos nom, prénom,
adresse de domicile et de résidence, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre sexe, date de naissance et lieu de naissance ;
• Catégorie 9 : lors de l’inscription des membres effectifs (Assemblée Générale) : votre nationalité et
votre numéro de registre national ;
• Catégorie 10 : lors d’événements : photos.
6. L’Association peut collecter les données de différentes manières :
6.1. par l’utilisation de cookies (voir ci-dessous) ;
6.2. lors de votre inscription / enregistrement en tant que membre adhérent ou bénévole ;
6.3. lors d’événements organisés dans le cadre de l’Association ;
6.4. lors de la commande de produits ;
6.5. lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, bulletin ou à d’autres listes de diffusion informatives ou publicitaires ;
6.6. lorsque vous faites un don à l’Association.
7. Le site Web utilise également des cookies qui collectent un certain nombre de données personnelles. Pour les dispositions concernant l’utilisation des cookies, voir Chapitre VIII : Cookies.
8. Dans le cas de la catégorie 4 mentionnée ci-dessus, l’Association peut également collecter des données à caractère personnel dans le cadre d’une campagne de financement, et si vous êtes considéré comme un donateur ou un sponsor potentiel.
9. L’Association utilisera uniquement vos données à caractère personnel pour les objectifs suivants :
• Catégorie 1 : Pour l’administration des membres adhérents et des bénévoles, afin de vous identifier et de vous contacter concernant des activités organisées par l’Association ou ses partenaires, ou afin de vous contacter concernant des informations qui correspondent à l’objet de l’Association, et si vous êtes bénévole, ces données peuvent également être utilisées pour faire un screening et afin
d’éventuellement les transférer à une compagnie d’assurance, avec votre autorisation préalable
explicite comme base légale ;• Catégorie 2 : Pour l’administration des membres adhérents, avec votre autorisation préalable explicite comme base légale ;
• Catégorie 3 : Pour l’administration des participants, afin de vous contacter concernant l’événement auquel vous vous êtes inscrit ou concernant un autre événement similaire, avec l’exécution d’un contrat comme base légale ;
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• Catégorie 4 : Pour l’administration des donateurs et des sponsors, éventuellement afin de vous contacter, et d’ainsi vous donner un aperçu de l’origine de nos fonds et des dépenses à venir, en vue de poursuivre les intérêts légitimes de l’Association comme base légale, à savoir d’avoir un aperçu de l’origine de nos fonds et d’informer nos donateurs ;
• Catégorie 5 : Afin de vous envoyer la newsletter ou bulletin par courrier postal ou électronique, ou
de vous envoyer ou faire livrer d’autres mailings ou marketing direct par courrier postal ou électronique, et de vous contacter directement par téléphone si un problème devrait survenir, avec
votre autorisation préalable explicite comme base légale ;
• Catégorie 6 : Afin de rédiger une pétition bonne et fiable, afin d’enregistrer correctement votre signature et votre accord avec la pétition, afin de garantir avec autant de certitude que possible et
de prouver que les signatures de notre pétition sont signées par des personnes individuelles et que
les signatures sont valides, et de vous contacter à propos du déroulement de la pétition ou l’objet de
la pétition, et afin de vous contacter à l’avenir pour signer une pétition similaire qui pourrait vous
intéresser, avec votre autorisation préalable explicite comme base légale ;
• Catégorie 7 : Afin d’établir des factures et / ou de les enregistrer dans notre système comptable et
d’enregistrer un paiement, et de vous contacter si nécessaire au cours du processus d’exécution du contrat ou de facturation et / ou de paiement, si un problème devrait survenir, avec l’exécution d’un
accord comme base légale ;
• Catégorie 8 : Pour établir le registre des membres, afin de respecter une obligation légale comme base légale, à savoir l’article 9:3 du Code des Sociétés et des Associations, et afin de vous contacter en tant que membre de l’Assemblée Générale avec votre autorisation préalable explicite comme base légale ;
• Catégorie 9 : Afin de vous identifier et de prévoir la publication au Moniteur belge si vous êtes élu,
au présent ou à venir, à l’Administration de l’Association, avec votre autorisation préalable explicite comme base légale, et le respect d’une obligation légale, à savoir celle prévue à l’article 2:9, 4 ° a) du Code des Sociétés et des Associations, si vous êtes ou avez été effectivement élu à l’Administration ;
• Catégorie 10 : Conservation et distribution dans des brochures et autres documents, sur les réseaux
sociaux et le site Web, par e-mail, à des fins de promotion, avec votre autorisation préalable explicite comme base légale.
10. Vous n’êtes pas obligé de divulguer vos données à caractère personnel, mais vous comprenez que la
fourniture de certains services devient impossible si vous refusez le traitement.
11. Les données à caractère personnel seront également utilisées pour le marketing direct, à condition que vous ayez donné une autorisation explicite pour cela (« opt-in »).
12. Si vous êtes déjà inclus dans notre liste de diffusion pour recevoir des documents marketing sous forme papier et / ou électronique, l’Association peut utiliser vos données pour l’envoi de documents marketing, et autres, concernant l’Association, ses produits et/ou services. L’Association peut utiliser les informations que
vous fournissez pour mettre à jour les documents conservés par l’Association. CLARA Life asbl – Rue Jules Besme 130, 1081 Koekelberg, Belgique
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13. Cette autorisation peut être retirée à tout moment, sans justification et gratuitement, par exemple en cliquant sur le lien d’annulation appropriée au bas de chaque e-mail promotionnel, ou en envoyant un email via le formulaire de contact sur le site clara-life.org, ou en envoyant une lettre à l’Association à la même adresse que celle indiquée à l’article 3.
14. Les données à caractère personnel sont enregistrées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation contractuelle entre l’Association et vous.
15. Les données des catégories 1 et 2 sont conservées pendant 5 ans après la fin de l’exercice comptable au cours duquel l’adhésion prend fin ou au cours duquel le travail bénévole a été effectué pour la dernière fois, à l’exception de votre nom et de votre adresse qui sont archivés.
16. Les données des catégories 3 et 4 sont conservées pendant 10 ans après la fin de l’exercice comptable au cours duquel l’activité ou le don a eu lieu, sauf si nous (dans le cas de la catégorie 4) avons recherché nous même vos données dans le cadre d’une campagne de financement, et vous n’avez pas répondu à une proposition de sponsoring ou de donation, auquel cas vos données seront supprimées 2 ans après la fin de l’exercice concerné et, dans le cas des deux catégories, à l’exception de votre nom et de votre adresse qui
sont archivés.
17. Les données de la catégorie 5 sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée demande la suppression de ces données.
18. Les données de la catégorie 6 sont archivées.
19. Les données de la catégorie 7 sont conservées pendant dix ans, ou conformément à la loi.
20. Les données de la catégorie 8 sont archivées.
21. Les données de la catégorie 9 sont conservées jusqu’à 5 ans après l’exercice au cours duquel votre état de qualité de membre effectif prend fin.
22. Les données de la catégorie 10 sont archivées.
23. Vous avez le droit de recevoir un accès gratuit à vos données à caractère personnel à tout moment, ainsi que l’utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel.
24. Vous êtes libre de communiquer vos données à caractère personnel à l’Association ou non. Vous avez également le droit de nous demander de corriger, compléter, effacer ou limiter vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez qu’en cas de refus de communication ou de demande d’effacement de données à caractère personnel, certains services et produits ne sont pas disponibles.
25. Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
26. Vous avez également un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnels pour des raisons sérieuses et légitimes.
27. En outre, vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Dans ce cas, vous n’êtes pas obligé de donner de raisons.
28. Vous avez le droit d’obtenir vos données à caractère personnels que nous traitons sous une forme structurée, standardisée et lisible par machine et vous avez le droit d’obtenir qu’elles soient transmises directement à d’autres personnes responsables.
29. Dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer cette autorisation.
30. Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant; par e-mail ou par courrier à votre chef de groupe local, par courrier électronique à privacy@clara-life.org, par courrier postale à l’Association (Rue Jules Besme 130,
1081 Koekelberg) ou en utilisant la section « Contact » sur le site Web (www.clara-life.org).
Veuillez noter que vous devez prouver votre identité afin d’exercer vos droits.
31. Le traitement de vos données à caractère personnel n’inclut pas le profilage et vous ne serez pas soumis à des décisions automatisées de notre part non plus.
32. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel : +32 (0)2 274 48 00,
Fax : +32 (0)2 274 48 35,
e-mail : contact@apd-gba.be.
33. Ceci est sans préjudice d’une procédure devant un tribunal civil.
34. Si vous subissez des dommages à la suite du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez soumettre une demande d’indemnisation.
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SECTION IX : DROIT DE REPRESENTATION DE LA PERSONNE CONCERNEE
35. La personne concernée a le droit de mandater un organisme, une organisation ou une association à but non lucratif, qui a été valablement constitué conformément au droit belge, dont les objectifs statutaires sont d’intérêt public et est actif dans le domaine de la protection des droits et libertés des personnes concernées dans le cadre de la protection des données à caractère personnel les concernant, pour qu’il introduise une réclamation en son nom, exerce en son nom les droits visés à la Section VIII et exerce en son nom le droit d’obtenir réparation visé à la même Section.
35. La personne concernée a le droit de mandater un organisme, une organisation ou une association à but non lucratif, qui a été valablement constitué conformément au droit belge, dont les objectifs statutaires sont d’intérêt public et est actif dans le domaine de la protection des droits et libertés des personnes concernées dans le cadre de la protection des données à caractère personnel les concernant, pour qu’il introduise une réclamation en son nom, exerce en son nom les droits visés à la Section VIII et exerce en son nom le droit d’obtenir réparation visé à la même Section.
36. Nous avons développé des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées pour éviter la
destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé des données à caractère personnel.
37. En aucun cas, l’Association ne peut être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illicite par un tiers des données à caractère personnel.
38. Vous devez respecter les consignes de sécurité à tout moment, par exemple en empêchant tout accès non
autorisé à votre identifiant et votre code. Vous êtes donc seul responsable de l’utilisation faite du site Web de votre ordinateur, de votre adresse IP et de vos données d’identification, ainsi que de la confidentialité de celles-ci.
39. Afin de traiter vos données à caractère personnel, nous accordons l’accès à vos données à caractère
personnel à nos administrateurs et employés.
40. Afin de traiter vos données à caractère personnel et atteindre les objectifs, nous autorisons l’accès à vos
données à caractère personnel à des tiers qui peuvent, ou non, être membres de l’association, et qui aident l’Association dans la réalisation de ses objectifs.
41. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant exécutoires les obligations contractuelles
contre ces employés, les tiers et les personnes nommées, qui sont similaires à la présente Déclaration de confidentialité.
42. En cas de réorganisation complète ou partielle ou de transfert des activités de l’Association, où elle se réorganise, transfère, cesse ou si l’Association est dissoute, cela peut signifier que vos données sont transférées à de nouvelles entités ou à des tiers.
43. La nouvelle entité ou le tiers à laquelle vos données sont transférées, visée à l’article précédent, doit prendre
les mesures nécessaires pour se conformer au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 sur la
protection des données à caractère personnel.
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44. L’Association fera des efforts raisonnables afin de vous informer à l’avance du fait que l’ Association divulgue vos coordonnées à un tiers, mais vous reconnaissez également que cela n’est pas techniquement ou commercialement faisable en toutes circonstances.
45. L’Association ne vendra, ne louera, ne distribuera ou ne mettra jamais vos données à caractère personnel à la disposition de tiers, sauf tel que décrit ci-dessus ou avec votre consentement préalable explicite.
46. Sans préjudice des articles ci-dessus, vos coordonnées générales et votre date de naissance peuvent être transmises à l’assureur de l’Association, de sorte que vous êtes couvert pour les accidents qui pourraient se produire pendant des activités au cadre de l’ Association.
47. Dans de rares cas, l’Association peut être amenée à divulguer vos données à caractère personnel en vertu
d’une ordonnance du tribunal ou à se conformer à d’autres lois ou règlements obligatoires. L’Association
fera des efforts raisonnables afin de vous informer à l’avance à cet égard, à moins que cela ne soit soumis à
des restrictions légales.
48. Un « cookie » est un petit fichier envoyé par le serveur de l’Organisation et placé sur le disque dur de votre ordinateur. Les informations stockées sur ces cookies ne peuvent être lues que par nous et uniquement pour la durée de la visite sur le Site.
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Pendant la session
Pendant la session
Pendant la session
Permanent
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participant aux activités, en concluant une relation contractuelle avec l’Association, ou en utilisant notre site
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collecte et traite vos données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration.
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